Op de werkvloer vinden we een mix van expertises en talenten terug. Zo is de ene collega een krak in strategisch meedenken met de klant, publiceert een andere collega de mooiste marketingboodschappen terwijl een derde collega op de hoogte is van de administratieve taken binnen het bedrijf. Super toch, want met vele vakexperts in huis kan je topkwaliteit bieden aan je klanten! Wat we vaak iets minder geweldig vinden, is dat er dikwijls ook verschillende werkwijzen ontstaan op de werkvloer. En wat als er iemand uit het team afwezig is? Wat als niemand weet wat de werkwijze is om nieuwe leads te verwelkomen? Wat als de marketing twee weken stil valt? Of wat als er niet geweten is hoe betalingen ingeboekt worden? Of beeld je eens in dat er een nieuwe collega opstart en de onthaalverantwoordelijke plots afwezig is.
Kennis zoals deze zit maar al te vaak in ons hoofd. Wil je ervoor zorgen dat je organisatie ook bij afwezigheid van die ene onmisbare collega overeind blijft? Documenteer dan je manier van werken in de vorm van werkinstructies zodat kennis optimaal beschikbaar blijft in het team.
Wat zijn werkinstructies?
Werkinstructies zijn stapsgewijze beschrijvingen over hoe een bepaalde activiteit in de organisatie wordt uitgevoerd. Ze beschrijven de meest efficiënte methode die op dat moment bekend is. En ze zijn in lijn met de identiteit van het bedrijf waardoor ze aansluiten bij de merkbeleving die nagestreefd wordt. Procedures en werkinstructies zijn dus vaak uniek in elk bedrijf.
Je ziet ze terugkomen in alle sectoren. Denk aan de horeca waarbij gasten op een specifieke manier worden verwelkomd. Of de evenementensector waar draaiboeken cruciaal zijn om een feest in goede banen te leiden. Ook in de zorgsector bestaan er stappenplannen voor de verzorging van patiënten. Zelfs in de retailsector of bij zakelijke dienstverleners, vrije beroepers en in productieomgevingen zijn heldere procedures belangrijk. Eigenlijk zijn ze onmisbaar in ieder bedrijf die de interne werking op wieltjes wil laten lopen en groeiambities heeft.
Procedures en werkinstructies zijn onmisbaar in ieder bedrijf die de interne werking op wieltjes wil laten lopen en groeiambities heeft.
Je documentatie beschrijft een specifiek onderdeel van een proces. Denk bijvoorbeeld aan de onboardingproces van een nieuwe medewerker waarbij er een instructie bestaat voor ‘het verloop van de eerste dag’. Of denk aan piloten die opstartinstructies met bijhorende checklists aanwenden om het vliegtuig veilig te laten opstijgen. Kmo’s gebruiken werkinstructies om de bedrijfsvoering minder afhankelijk te maken van sleutelpersonen. Om de kwaliteit en efficiëntie te verbeteren. Of om hun concept te kunnen opschalen in de vorm van een frachise of bijkomende vestigingen.
Werkinstructies hebben als doel uniformiteit te creëren in de manier van werken, en continuïteit te verzekeren in de bedrijfsvoering. Ook vormen ze de ideale basis voor continue verbetering. Wat gedocumenteerd is, kan immers veel makkelijker in vraag gesteld worden en bijgestuurd worden. Door je werkinstructies uit te werken en ervoor te zorgen dat het hele team ze goed onder de knie heeft, komt er structuur in je bedrijfscultuur.
Voordelen van een goed gedocumenteerde structuur:
- Autonomie voor je medewerkers
- Verhoging van de efficiëntie in het team
- Centrale opslag van de knowhow
- Makkelijk delegeren
- Behoud van de kwaliteitsstandaarden
- Vlotte onboarding
- Nauwkeurig werken m.b.v. checklists
- Waardeopbouw van het bedrijf
Procedurebibliotheek
Je manier van werken registreren is een uitstekend idee. Maar waar verzamel je deze documentatie dan zodat er niets verloren gaat? In een procedurebibliotheek natuurlijk! Hierin plaats je onder andere de:
- Marketingprocedures
- Salesprocedures
- Operationele procedures
- Financiële procedures
- Noodprocedures
- Communicatietemplates (telefoonscripts, voorbeeldmails)
- Bedieningswijze van de elektronische apparatuur
- Checklists voor thuiswerk, onthaal nieuwe medewerker,…
Is je office manager een paar dagen thuis met de griep? Geen probleem! Je andere collega’s weten nu ook hoe het koffieapparaat werkt, hoe de telefoon moet worden opgenomen en wanneer de papiercontainer langs de straat moet worden geplaatst. Schitterend, toch? 😉
Ben je op zoek naar handige software waarin je bedrijfsprocedures heel eenvoudig kan digitaliseren en centraliseren?
Dan stel ik je graag voor aan Teamify. Teamify is dé online tool om structuur te brengen in je bedrijfscultuur én autonoom werkende teams te ondersteunen. Benieuwd? Vraag naar een videotour of vlieg er direct in!
