Werkinstructies zijn stapsgewijze instructies om handelingen in je bedrijf op een uniforme manier uit te voeren. Door werkinstructies of procedures uit te schrijven, breng je structuur in de dagelijkse werking binnen je organisatie. Belangrijk is dat er geen stappen worden overgeslagen, en dat er geen onduidelijkheden in de instructie sluipen. Werk ze dus ook uit volgens een vaste methodiek. Hoe start je dan met het schrijven van duidelijke procedures? Dit stappenplan helpt je alvast op weg.

Procedures schrijven in zeven stappen

Stap 1 – breng je organisatie-afdelingen in kaart

Maak een overzicht van je overkoepelende organisatiestructuur. Stel jezelf hierbij de vraag welke verschillende afdelingen er bestaan in de firma. Een voorbeeld-organisatiestructuur is:

  • Branding
  • Marketing
  • Sales
  • Production
  • Customer Support
  • Back Office
  • Hr
  • Facilities

Stap 2 – identificeer je processen en procedures

Breng vervolgens de verschillende processen binnen je organisatieafdelingen in kaart. Voor welke aspecten van de bedrijfsvoering is iedere afdeling verantwoordelijk? Denk bijvoorbeeld aan het opstellen en bijwerken van de huisstijlvoorschriften in de afdeling ‘branding’. Of aan het vastleggen en updaten van het personeelsreglement door de hr-dienst.

Je organisatiestructuur kan bijvoorbeeld als volgt verder opgedeeld worden:

Branding

  • Missie en visie
  • Kernwaarden
  • Huisstijlhandboek

Marketing

  • Website
  • E-mailmarketing
  • Sociale media

Sales

  • Verkoopstechnieken
  • Salesscripts product of dienst 1
  • Salesscripts product of dienst 2

Production

  • Product of dienst 1
  • Product of dienst 2
  • Product of dienst 3

Customer Support

  • Telefonische support
  • Support via livechat
  • Support via e-mail

Back Office

  • Facturatie
  • Boekhouding
  • Stockbeheer

Hr

  • Rekrutering
  • Onboarding
  • Loonadministratie

Facilities

  • Printers
  • Televisies
  • Toegangscontrole

Vervolgens ga je bekijken welke activiteiten er plaatsvinden binnen de bedrijfsprocessen. Denk bijvoorbeeld aan het intakegesprek dat de eerste stap vormt in het salesproces. Of het eerste gesprek met een sollicitant tijdes een rekruteringscampagne. Om de activiteitenstructuur te bepalen, ga je dus nog een niveau dieper.

Deze activiteitenstructuur vormt ineens ook de inhoudstabel van je procedurehandboek of draaiboek. Sommige bedrijven plakken er een naam op zoals de ‘organisatiebijbel’. Het procedurehandboek verschilt per bedrijf en hangt onder meer af van de sector en bedrijfsgrootte.

Stap 3 – bepaal de vorm van je werkinstructies

Ook de manier waarop procedures worden opgesteld, dient consistent en herkenbaar te zijn. Welke informatie moet er in een werkinstructie staan? Op welke manier dienen ze opgesteld te worden? Bepaal een vaste indeling voor een werkinstructie of protocol.

Leg bijvoorbeeld vast via welke structuur de titel van een werkinstructie wordt geformuleerd, en welke informatie er moet opgenomen worden in een instructie. Vaak wordt de verantwoordelijke of de auteur, een versienummer en/of publicatiedatum vermeld. In grotere bedrijven kan het interessant zijn om aan te geven bij welke persoon er vragen kunnen gesteld worden over de procedure. Sommige bedrijven voegen ook het toepassingsgebied en eventuele uitzonderingen van de procedure er aan toe.

Het is mogelijk dat er verschillende vormen worden toegelaten in het bedrijf. Naast de klassieke uitgeschreven tekstprocedures, kunnen ook video-opnames, schermopnames, ingesproken boodschappen of foto’s waardevol zijn.

Stap 4 – stel werkinstructies op

Start met het uitwerken van je werkinstructies volgens de vastgelegde vorm. Enkele tips hierbij zijn:

  • Houd werkinstructies kort en krachtig.
  • Schrijf in de gebiedende wijs. Dit is directer en leest vlotter.
  • Laat samenwerkers zelf hun procedures uitschrijven en verifieer nadien.
  • Laat werkinstructies schrijven door iemand die niet op de hoogte is van de activiteit. Dit bevordert de diepgang van de procedure.
  • Schrijf in de taal van je collega’s.
  • Beelden zeggen dikwijls meer dan woorden!

Stap 5 – vul aan met bijlagen

Maak het jezelf en je collega’s makkelijk door je procedures aan te vullen met kant-en-klare bijlagen. Bij een intakegesprek hoort mogelijk een PowerPointpresentatie, bij een telefonische prospectie hoort een uitgeschreven script, bij de instructie over het aanvragen van een subsidie kunnen printscreens of een schermopname horen.

Werk je met een online tool zoals Teamify? Upload je bijlage dan direct naar de corresponderende procedure. Werk je met offline documenten? Refereer dan naar de bestandslocatie zodat je collega’s steeds de actuele versie van het juiste bestand aanwenden.

Stap 6 – train je team

Je interne werking documenteren vormt stap één. Daarna is het natuurlijk belangrijk dat je protocollen in de praktijk worden toegepast. Zorg daarom voor training in het team, en volg op wie welke procedures onder de knie heeft. Ook hier kunnen tools je mee helpen. Teamify toont haar gebruikers bijvoorbeeld welke procedures er nog niet bekeken zijn, en stimuleert zo de kennisopbouw over de interne werking van het bedrijf. Toets steekproefgewijs af of je team de procedures onder de knie heeft op de werkvloer, neem ze erbij tijdens evaluaties of wanneer er zich een fout heeft voorgedaan.

Stap 7 – bepaal je updatecyclus

Het is natuurlijk belangrijk dat je bedrijf inzet op continue verbetering. Bovendien groeit en/of transformeert je bedrijf ook. Daarom zijn periodieke reviews via een updatecyclus belangrijk. Dit kan afhankelijk van de afdeling jaarlijks, tweejaarlijks maar ook maandelijks of per kwartaal. Plan de updatecyclus in je taken of agenda om ervoor te zorgen dat de informatie steeds correct en up-to-date blijft.

Maak het jezelf gemakkelijk

Om procedures makkelijk vindbaar te maken, kan je ze publiceren in een (online) tool zoals Teamify. Teamify helpt je om structuur te brengen in je organisatiecultuur én autonoom werkende teams te ondersteunen. Je bouwt er een organisatie-wiki op en stelt teams in staat om hun kennis onderling te delen. Dankzij de ingebouwde zoekfunctie vind je heel gemakkelijk procedures terug. Versiebeheer maakt het mogelijk om te verifiëren of je de meest actuele publicatie aan het bekijken bent. Klinkt dit interessant? Bekijk de explainervideo, contacteer onze boswachters of meld je direct aan en join the campfire!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *