Onze wereld verandert razendsnel. Enkele dagen offline en we lijken al een pak actualiteit te hebben gemist. In zo’n snel veranderende wereld weten we dat het de meest wendbare bedrijven zijn die erin slagen om succesvol te zijn en te blijven. Maar wist je dat ondernemers en leidinggevenden vaak geen tijd (kunnen) maken voor creatieve projecten en innovaties? Dat komt omdat één van de drie sleutels voor een operationeel gestroomlijnd bedrijf waarschijnlijk nog ontbreekt of onvoldoende aanwezig is. Welke schakel mis jij om operationeel efficiënt te werken?
Sleutel 1: De juiste mensen
Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder! Bouw daarom aan een team met complementaire talenten. Geef iedereen een duidelijke rol en bevoegdheid. Zo trekt je team mee aan de kar, maar ieder binnen een eigen domein. Geef je alle collega’s exact dezelfde toegangen en taken? Dan loop je het risico dat er verschillende werkwijzen ontstaan, en heel wat verspillingen optreden. Zo loopt het binnen de kortste keren in het honderd. Je wil dus verantwoordelijkheden afbakenen en goede afspraken maken. Datzelfde geldt voor je gespecialiseerde partners en freelancers die up-to-date blijven over hun eigen vakgebied en zo aanvullende expertise aan boord brengen naast je team van vaste medewerkers.
Sleutel 2: De juiste tools
Technologie kan ons enorm helpen om zowel het overzicht als inzicht in ons bedrijf te behouden. Ook hier is het belangrijk om een weloverwogen keuze te maken en voor iedere tool een doel vast te leggen. Kies een ERP tool die de stroom voorziet van offerte naar bestelbon (of project) en factuur. Breid deze softwaretool uit met extra functionaliteiten zoals bijvoorbeeld een tijdregistratiemodule, stockbeheer en/of koppeling met de website indien wenselijk.
Bepaal ook wat de communicatietool is die intern wordt gebruikt in het team, en extern voor communicatie met klanten. Streef ernaar om de communicatie zoveel mogelijk binnen die éne tool te houden.
Kies tenslotte een kennistool waarin de kennis van je team, de procedures en werkinstructies van je bedrijf alsook handleidingen, templates en scripts worden opgeslagen.
Tot hier toe is alles duidelijk. Ondernemers beseffen heel goed dat er bij een groeiende en bloeiende business nood is aan een sterk team van getalenteerde mensen en goede tools die processen ondersteunen en automatiseren. Maar dan….. 😉
Sleutel 3: De juiste processen (aha!)
De sleutel die meestal ontbreekt, zijn goed gedocumenteerde processen. Mensen kunnen pas echt schitteren in hun job, en tools kunnen pas echt ondersteunen wanneer het duidelijk is op welke manier er gewerkt wordt in het bedrijf. Je wil immers geen wirwar aan werkwijzen en app’jes op de werkvloer. Bovendien helpen goed gedocumenteerde processen je om:
- taken overdraagbaar te maken;
- rendement te maximaliseren;
- verspillingen te elimineren;
- je bedrijf op te schalen;
- te voldoen aan wetgeving en normering;
- een bedrijf te bouwen dat ook blijft runnen zonder jou!
Wil je trouwens graag leren hoe je kan documenteren? Bekijk dan zeker de online training die we hierover aanbieden.
Samenspel van de drie
Zo kan je pas écht operationeel efficiënt werken
Net zoals samenwerken een teamsport is tussen verschillende mensen, is het stroomlijnen van je bedrijf een samenspel tussen mensen, processen en tools. Wil jij ook inzetten op operationele efficiëntie? Dan is het belangrijk om de drie in evenwicht te brengen. Ik kan alvast verklappen dat dit inzicht mij als ondernemer enorm heeft geholpen om te kunnen werken AAN de toekomstvisie en groei van ons bedrijf i.p.v. steeds operationeel IN ons bedrijf.
Welke sleutel is jouw missing piece?
Veel succes!
Ranger Karen
