Opdrachten structureren en efficiënt delegeren, a piece of cake! Toch? Ja, als hiervoor vaste systemen bestaan. Want soms zie je gewoonweg door alle bomen het bos niet meer. Werden alle werkinstructies, stappenplannen en checklists digitaal opgeslagen in een procedurebibliotheek? Dan zal je opdrachten in no time kunnen doorgeven. Werkt jouw team daarentegen nog op het buikgevoel, met handgeschreven lijstjes of zit deze kennis nog in het hoofd van één specifieke collega? Dan kan het een pak productiever!
Hieronder vind je 10 x inspiratie om te werken met checklists die je in no time omzet naar een nieuwe taak.
10 x inspiratie voor checklist procedures
1. Onboarding van een nieuwe klant
Heb je een nieuwe klant mogen verwelkomen? Yay! Dan zijn we blij! Of brengt dit toch kortstondige chaos met zich mee omdat je écht niets mag vergeten? Iets met één kans op een eerste indruk? 😉 Dan is het handig dat je klant op een consistente manier onthaald wordt. Van het aanmaken van het klantendossier in je boekhoudpakket tot de opvolgmail na je eerste interventie. Neem het allemaal op in een customer onboarding checklist.
2. Onboarding van een nieuwe collega
Gaat je team uitbreiden of krijg je een stagiair over de vloer? Dat brengt heel wat voorbereiding met zich mee. Om proactief te zorgen voor een optimale start, kan je ook hier werken met een checklist. Een aantal checks hebben betrekking tot de voorbereidende gesprekken, de overeenkomst, en de pre-onboarding alvorens de eerste werkdag plaatsvindt. Denk zowel aan de contractuele, als de technische, maar ook de sociale acties die je niet mag vergeten. Ook de eerste werkdag heeft een vast stramien. Van het onthaal, tot de rondgang en kennismaking met het team, tot een kort feedbackmoment voor het naar huis gaan. Voorzie vervolgens een rubriek voor de eerste week, de eerste maand, het eerste kwartaal en vervolgens een checklist voor bijvoorbeeld halfjaarlijkse gesprekken.
3. Uitschrijven en publiceren van blogberichten
Marketing is fun! Toch zijn ook hier een vast ritme en een overkoepelende structuur belangrijk. Bij het uitwerken van een blogbericht wil je goed voorbereid te werk gaan. Via een zoektermonderzoek identificeer je op welke vraag je kennisartikel het antwoord zal geven, er wordt een passende afbeelding gekozen en bewerkt, de URL, tussentitels en structuur zijn afgestemd op SEO (zoekmachineoptimalisatie) en nadien moet je de blog natuurlijk kenbaar maken aan de rest van de wereld. Zet alles eens mooi op een rijtje in een checklist en de ROI zal er ongetwijfeld op vooruit gaan!
4. Opstarten en afsluiten van de werkdag
Aan het begin en het einde van de werkdag zijn er vaste zaken die moeten gebeuren: het alarm in-, of uitschakelen, de lichten doven, het buiten zetten van de papiercontainer of vuilniszakken, …. Handig toch, als je hieraan wordt herinnerd door middel van een vaste checklist?
5. Afsluiten van de werkweek
Op vrijdag vindt er steevast een ‘cleaning marathon’ plaats op het kantoor van Teamify: werkplekken en beeldschermen worden proper gemaakt, de plantjes krijgen water, de vloer wordt gestofzuigd,… the list goes on! Hoe vervelend is het niet als hier herhaaldelijk puntjes worden vergeten? Voorzie daarom een checklist voor je team, eventueel onderverdeeld tussen je collega’s. Het resultaat? Een kantoor dat er steeds spik en span uitziet!
Wist je dat we trouwens ook werken met een checklist voor het afsluiten van ons werkjaar?
6. Checklist voor je reiskoffer bij een zakenreis
Je kent het vast wel: je gaat regelmatig naar een buitenlands event of op zakenreis en vergeet iedere keer wel iets mee te nemen. Daar maak je voor eens en voor altijd komaf mee dankzij checklist procedures. Geen vergeten brochures of visitekaartjes meer! Steeds een geboekt hotel bij aankomst. Handig!
7. Opvolging van een klantproject
Ook voor het opvolgen van je klantenprojecten is een checklist procedure een ideale stok achter de deur. Zo kan je van start tot finish alle projectfases opnemen die te doorlopen zijn, elk met hun bijhorende actielijst. Denk aan de voorbereidende activiteiten, de analysefase, de designfase, de ontwikkelingsfase (met sprints en feedbackmomenten), de implementatie, oplevering en eventuele training, Ook heel handig wanneer je met meerdere collega’s aan éénzelfde project werkt en steeds een actueel zicht wil hebben op het voortgangspercentage.
8. Creëren van content voor social media
Verzamel alle stappen eens die je doorloopt voor content creatie op je sociale mediakanalen. Van content curation (het verzamelen van ideeën), tot het opstellen van een kalender met campagnes en het voorzien van passend beeldmateriaal in vaste sjablonen die in lijn zijn met je huisstijl. Een goede voorbereiding helpt om je planning op punt te houden.
9. Uitvoeren van wettelijke aangiftes
Ook voor boekhoudkundige taken zijn checklists welkom. Denk bijvoorbeeld aan de maandelijkse btw-aangifte, de te verzamelen documenten voor de personenbelastingaangifte, het voorbereiden van een eventuele Recupelaangifte en de afsluiting van het boekjaar. Een grote “Hallelujah” wanneer dit optimaal is voorbereid!
10. Maandelijkse teammeetings
Hou je maandelijks een overlegmoment met je team? Of is dit de bedoeling maar mis je in de praktijk de tijd om deze meeting efficiënt voor te bereiden? Dankzij een checklist breng je hier structuur in en delegeer je de voorbereidende werken makkelijk naar je office manager. Zo hoef jij enkel nog je aanwezigheid aan te vinken! 😉
Werk jij al met bedrijfsprocedures, instructies en checklists? Of mis je nog een handige tool om je te helpen om effectief te delegeren?
Check zeker de animatievideo van Teamify of neem contact op met een van onze Rangers.
We tonen je graag op welke manier Teamify jouw dagelijkse werking kan helpen stroomlijnen.
Maar ehhh, misschien ben je al overtuigd? Meld je bedrijf hier direct aan en join the campfire!
