Als ondernemer of leidinggevende ongestoord werken aan vooropgestelde doelen is niet zo vanzelfsprekend. Vaak lopen we toch nog urenlang te multitasken of brandjes te blussen op de werkvloer… of vinden we dat alles wat we zelf doen, toch écht wel beter gedaan is. Dat delegeren uitdagend kan zijn, dat is zeker. Maar met de juiste strategie brengt het jou én je bedrijf heel ver. Tijd om 10 tips uit de kast te halen om efficiënt delegeren aan te leren 😉

Tip 1: Start with the goal in mind & start with why

We doen allemaal graag betekenisvol werk. Zorg ervoor dat het helder is waar je met je bedrijf naartoe wil. Stel duidelijke doelen. Maak ze SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). En zorg ervoor dat de activiteiten en procedures op de werkvloer gelinkt worden aan dat doel zodat je team ziet aan welk grotere geheel er wordt bijdragen. Zo verkrijg je meer betrokkenheid, zelfstandigheid en drive!

Tip 2: Stel een tijdanalyse op

Vooraleer je gaat delegeren, moet je weten wat je kan en wil loslaten. Begin dus met een tijdanalyse waarin je opneemt wat jij (en eventueel ook je team) allemaal doet op een dag. Van daaruit beslis je wat je zelf blijft doen, niet meer gaat doen, gaat delegeren en automatiseren.

Tip 3: Zoek de juiste persoon voor de taak

Bekijk op wiens rol, maar ook op wiens talenten de opdracht of het project dat je wil delegeren het best aansluit. Zorg ervoor dat de opdracht voldoende uitdaging biedt aan de persoon. Maak de taak niet te gemakkelijk maar ook niet te moeilijk. Of zorg voor een goede mix tussen routinewerk en denkwerk 🙂 Werk toe naar het delegeren van verantwoordelijkheden i.p.v. losse taken.

Tip 4: …of zoek de juiste tool!

Repetitief werk dat weinig uitdaging biedt, kan vaak perfect overgenomen worden door een softwaretool. Ga dus de zaken automatiseren. In iedere bedrijfsafdeling is er wel automatisatie mogelijk! Op gebied van marketing kan je automatische e-mailings aanmaken. Sales kan je online via een website faciliteren. En moderne ERP-pakketten helpen je een eind op weg om massa’s tijd te sparen binnen je bedrijfsadministratie!

Tip 5: Wees duidelijk

Het gaat hierbij niet alleen om het overbrengen van het ‘wat’ en ‘waarom’. Wees ook duidelijk over deadlines en tijdschema’s. En stel vragen om te checken of het duidelijk is wat het gewenste resultaat is. Heeft een medewerker meerdere opdrachten? Wees dan ook helder over de prioriteiten.

Tip 6: Blijf beschikbaar voor advies en overleg

Zo steun je je team en kun je veel missers voorkomen. Door goed overleg kunnen zowel jouw vertrouwen in het team als het zelfvertrouwen van je team groeien. Leg de lat aan het begin niet te hoog. Je wil geen micromanager zijn die als een controlefreak ieder berichtje na wil lezen. Als medewerkers bovendien de kans krijgen zelf problemen op te lossen, vergroot dat hun zelfvertrouwen en hun probleemoplossend vermogen. En die zelfstandigheid willen we hé 🙂

Tip 7: Evalueer samen en erken de prestaties

Evalueer samen hoe de opdracht is verlopen. Geef positieve en constructieve feedback. Het uitspreken van waardering helpt een medewerker zijn of haar motivatie hoog te houden. Loopt het even mis? Geef dan opbouwende feedback en ondersteun, maar ga de zaken niet zomaar terug uit handen nemen.

Tip 8: Zorg voor de nodige hulpmiddelen

Een veelvoorkomende reden waarom delegeren niet lukt, is dat een medewerker wel verantwoordelijkheid krijgt maar niet de nodige autoriteit, toegang of middelen om de opdracht succesvol te voltooien. Wil je een opdracht volledig loslaten, dan zal je ook toegang en hulpmiddelen moeten voorzien.

Tip 9: Documenteer je werkinstructies

Je kan pas delegeren wanneer het duidelijk is hoe er gewerkt wordt binnen het bedrijf. Zorg voor stapsgewijze instructies als je taakgericht wil delegeren, of laat je medewerker de instructie zelf vastleggen tijdens het leerproces.

Zijn er nog geen procedures en werkinstructies voor handen? Laat je medewerker dan zelfstandig zoeken naar een manier om de opdracht tot een goed eind te brengen (resultaatgericht delegeren). Nadien bespreek je of de manier van werken een goede manier was en laat je de persoon dit zelf vastleggen in een nieuwe werkinstructie. Deze kan dienen voor training van nieuwe medewerkers of als naslagwerk op het moment dat de persoon niet aanwezig is.

Je ‘Standard Operating Procedures (SOP’s)’ zijn standaard manieren van werken in je bedrijf. Centraliseer je procedures in een kennisbibliotheek zoals Teamify en zorg ervoor dat je via rechten en rollen toegang verleent aan je team. Loopt er eens iets mis? Grijp dan terug naar de procedure en focus niet zozeer op de medewerker die ‘de fout heeft gemaakt’ of iets over het hoofd heeft gezien.

Dankzij extra hulpmiddelen zoals sjablonen, scripts en controle-checklists help je het team om het werk vlot uit te voeren.

Tip 10: Zet in op continue verbetering

Dit is de laatste, en misschien wel de belangrijkste tip! Als ondernemer of leidinggevende kan je een perfectionistisch kantje hebben 😉 Dit moet je kunnen loslaten wil je anderen de kans geven om te groeien. Wacht niet totdat een proces perfect is. Leg al vast hoe je vandaag werkt, en geef iedereen de kans om mee te denken en bij te dragen aan hoe het beter kan.

Als je inzicht wil krijgen in WAT je kan delegeren, kan je een praktijkoefening maken in de minicursus Start 2 Delegate. Werk je al met een team en ben je benieuwd naar de verschillende delegatieniveaus die je helpen om stap per stap te delegeren? Wil je ook praktische handvaten om de workflows binnen jouw bedrijf te documenteren? Dan heb ik speciaal voor jou de online training ‘Doelgericht Delegeren & Werkinstructies Documenteren’ voor je klaarstaan!