De tweede maandag van de maand februari is gedoopt tot Clean Out Your Computer Day. Daarom vestigen we vandaag, maandag 8 februari, graag de aandacht op een ‘lean & clean’ werkomgeving. Laat je inspireren door drie eenvoudige gewoontes die mij hebben geholpen om gestructureerd digitaal te werken!

Gewoonte 1: vaste mappenstructuur

Als creatieve ondernemer staat er gewoonlijk meer op mijn computer dan ik nodig heb om mijn dagelijkse rol te vervullen 😉 Klinkt dat herkenbaar? Dictafoon-opnames met nieuwe ideeën, foto’s met inspiratie, interessante downloads zoals eBooks, ontwerpen voor onze marketing en communicatie, braindump-bestanden (*). Al snel merkte ik dat deze bestanden tot één grote hoop “ongeorganiseerde data” gingen behoren. Dat zorgt voor afleiding. En onrust. Want al die zaken moeten ooit nog eens gesorteerd of verwerkt worden.

Mijn ondernemersleven is compleet veranderd toen ik ben gaan werken met een vaste mappenstructuur. Op mijn netwerkschijf heb ik structuur gebracht door middel van mappen per bedrijf en afdeling. En die zien er ongeveer zo uit:

  • Bedrijf 1
  • Vennootschapsdossier
  • Brandkit
  • Marketing & PR
  • Sales
  • Aanbod
  • Partners
  • Klanten
  • HR & Training
  • Finance
  • Legal & IT
  • Bedrijf 2
  • idem zoals hierboven
  • Privé
  • Administratie
  • Foto’s
  • Investeringen
  • Hobby

Ondertussen kan ik perfect zeggen waar de leasingcontracten van de bedrijfswagens opgeslagen staan. Of waar de aktes te vinden zijn van ons vastgoed. Of waar de personeelsdossiers staan, mooi geordend per medewerker. Zo handig! Een vaste structuur voor je documenten geeft niet alleen gemoedsrust, het is ook superhandig om op die manier samen te werken in het team.

Zelfs in deze mappen zit een vaste structuur van submappen. Elke klantenmap bevat zo een dossier met technisch plan (volgens een vaste template), een aanlevermap met extra informatie en eventueel een contractenmap.

(*) Een braindump is een brainstorm methode om al je gedachten uit je hoofd te halen en terug te keren naar een rustige, stress-vrije staat. Je kan hiervoor gebruik maken van een notitieboek, of een dictafoon, of een (notitie-)app.

Gewoonte 2: direct handelen

Ga je werken in je mailbox? Behandel dan de e-mails die je meteen kan beantwoorden (bijvoorbeeld op 1 à 2 minuten tijd) direct. Laat ze niet in je inbox rondslingeren totdat de e-mails zich opstapelen en je het overzicht verliest.

Heb je bestanden gedownload? Haal de files dan direct uit je downloads-map en plaats ze op hun definitieve locatie (map, archief, prullenmand,..). Zo behoud je grip op je data en structuur in je werk.proc

Gewoonte 3: documenteren

Een derde gewoonte die me ontzettend heeft geholpen, is documenteren. Heb ik de ideale werkmethode gevonden om een specifieke taak uit te voeren in het bedrijf? Dan documenteer ik deze meteen in een stapsgewijze instructie en publiceer ik ze in Teamify, onze procedurebibliotheek. Zo kan mijn team de zaken makkelijk van mij overnemen. En kan ik me richten op strategisch vooruitkijken en het continu verbeteren van ons bedrijf.

Ziezo, Clean Out Your Computer Day is het ideale moment om wat meer structuur te brengen in de bedrijfscultuur! Wat zijn jouw quick wins om ordelijk digitaal te werken? Ik ben heel benieuwd!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *